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北京化工大学举办国际会议的管理规定

?第一章 总 则

第一条 举办国际学术会议是开展国际学术交流与合作的重要形式,对促进我校的科学研究和人才培养工作,提升我校在国内外的学术地位,提高办学的国际化水平,推进我校高水平研究型大学建设具有积极作用。为鼓励各院系积极争取主办或承办国际学术会议,提高举办国际学术会议的效益,并进一步规范和加强我校国际会议的申报、执行及管理工作,根据教育部关于在华举办国际会议管理相关文件规定,特制定本规定。

第二条 适用本规定的国际会议是指:由北京化工大学主办或承办、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等以及双边会议和国际合作项目的工作会议。

第三条? 根据规模和重要性等指标,本规定所指的国际会议可分为重大国际会议和一般国际会议。重大国际会议包括:重要国际组织参与或支持的会议,涉及重大敏感问题的国际会议,邀请外国政府现职部长以上官员、前政要和国内外有重要影响人士参加的高级别国际会议,外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议。一般性国际会议包括:外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的社科类国际会议,外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议,以及双边会议和国际合作项目中的工作会议。

第二章 会议申报

第四条 举办国际会议的校内审批工作由学校国际交流与合作处归口管理。

第五条 为统筹、协调各类国际会议的计划方案,学校实行国际会议预报年度计划制度。对下一年度的重大国际会议需预先报请教育部及国务院审批,应在每年9月底前预报送至学校国际交流与合作处;对下一年度的一般性国际会议需教育部审批,按上半年会议和下半年会议,分别于每年9月底和会议当年2月底前预报至国际交流与合作处。不涉及联合国下属机构、政府间和非政府间重要国际组织以及敏感政治问题或人士且外方与会人数在30人以下的小型自然科学技术类国际会议可以不预报计划,但须按规定在会议举办前4个月报送政府主管部门批准。《北京化工大学举办国际学术会议预报表》见附件1。

第六条 国际会议列入年度计划后,须将会议申请材料在会议一号通告对外发布前4个月报学校国际交流与合作处。举办单位应填写《北京化工大学举办国际学术会议校内审批表》,完成校内会签和审批程序后由国际交流与合作处报教育部。学校和单位不得自行审批国际会议。《北京化工大学举办国际学术会议校内审批表》见附件2。

第七条 举办单位提交的申请材料应包括以下内容:

(一)会议中、英文全称及简称,举办日期、会期、地点,主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称,与会人员范围、会议规模、外宾人数;

(二)会议的主题、议题和主要内容;

(三)会议经费来源及列支经费预算;

(四)举办国际会议的必要性、预期目的以及已具备的条件;

(五)拟邀请的主要中、外方人员姓名、单位、职务;

(六)会议主席和组织机构的主要成员、会议联系人及联系方式;

(七)作为主办、合办、协办或委托筹办单位和经费资助单位的境外组织的背景材料(名称须中英文、内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员有无“一中一台”或“两个中国”问题);

(八)其他需要特别说明的情况。

第三章 会议筹备及召开

第八条 经批准同意对外申办或举办的国际会议,有关单位和个人在申办或举办过程中不得作出超出授权范围的会议安排或承担额外的义务。

第九条 主办单位收到会议批复后,应及时发出会议通知,并及早召集会议筹备人员,认真、仔细地做好会前各项准备工作,确保达到预期效果。主办单位负责落实会场及会议所需设施。落实经费来源、会场及会议所需设施等,确保会议顺利召开。

第十条 会议名称、主办(承办、合办、协办)单位、会议规模、与会人员范围等应严格按照申报计划执行,不得随意更改。

第十一条 主办单位要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查,对有政治性错误内容的论文,应及时要求改正或取消论文在会议上发表。

第十二条 主办单位应遵守外事纪律,严格遵守保密制度。凡涉及敏感及不明事宜应及时与国际交流与合作处联络,不得随意对外表态。

第十三条 原则上不邀请国外政要、前政要及外国驻华使领馆人员参加在华举办的学术性国际会议;如确有必要邀请的,须报学校国际交流与合作处并经教育部报外交部备案或报国务院审批。若会议级别较高,拟邀请国内、外重要人士参会,主办单位应提前三个月将人员名单及背景材料报国际交流与合作处,由国际交流与合作处协调安排接待及校领导会见等事宜。

第十四条 原则上不邀请教育部等政府部门领导出席学术性国际会议及相关礼仪活动。

第十五条 若邀请学校领导参加开幕式、闭幕式并讲话,主办单位应于会议召开前10天将会议详细日程及讲话稿报国际交流与合作处,由国际交流与合作处负责统一安排。

第十六条 主办单位应对与会代表的接送、食宿、会议用房、交通等会务工作做出周密安排,确保与会代表安全。

第十七条 严格控制会期、会议规模和会议规格。举办国际会议应厉行节约,禁止利用国际会议搞公费旅游、大吃大喝、赠送高档礼品。禁止以营利为目的举办国际会议,不得利用举办国际会议之名搞创收,损害学校形象。

第十八条 各单位举办的国际会议材料的收集、整理、立卷、归档由主办单位负责。举办国际学术会议的单位应将会议期间形成的有关文字材料、重要照片、讲话录音、录像和论文集等等应归档的材料及时归档。

第十九条 国际交流与合作处作为学校国际会议归口管理部门,有权利和义务对会议执行情况进行监督和指导。

第四章 会议经费筹集及使用

第二十条 会议所需经费由举办单位自筹解决。原则上“以会养会”,应收取与会人员的注册费或通过其他渠道争取资助或赞助。举办国际会议应严格按照有关规定,限定经费开支范围和开支标准,不得以盈利为目的。

第二十一条 得到国家部委重点项目经费及学校项目经费支持的国际会议,应在会议预算申请中列出,并严格按照项目经费使用管理办法的规定执行。

第二十二条 举办单位在会前二个月要拟定会议预算,会议预算需合理编制、经费的来源及开支情况需详细列出。

第五章 会议总结

第二十三条 国际会议结束后应按教育部下达的会议批复要求及时撰写学术性会议总结,会议结束一个月内经国际交流与合作处报送教育部。

第二十四条 会议总结要求:用简短文字阐述会议名称、时间、地点、主办(承办、协办)单位、与会人员等基本情况;详写会议学术内容,如会议涉及的各国当代科技发展战略、学科交叉与渗透、科学发现新思想、新方向、新方法、新产品、新材料等,结合会议交流信息,突出重点,侧重创新;举办本次会议的感受、经验、建议等。稿件篇幅以3000-8000字为宜,可附少量图表,并需将其中的外文尽可能译成中文。稿件须注明撰稿人姓名、职称、职务、单位、通讯地址、电子邮箱、联系电话。

第二十五条 举办单位应将收集的具有重要学术价值的会议论文和信息及时向科技处汇报。

第二十六条 举办单位须于会后一个月内将会议的全套材料,包括会议通知、名册、论文、批文、照片、会标、光盘、录音、录相及会议报道等,报送国际合作与交流处。

第六章 注意事项

第二十七条 在华举办国际会议应符合我国的根本利益和国情,有利于促进我国教育、科学事业发展。对于确有较高专业水平的自然科学技术领域的学术性国际会议,应积极举办。内容重复、空泛、无明确目的的国际会议不得举办。涉及意识形态问题及其他敏感问题的国际会议不宜举办。不宜邀请有敏感背景的国(境)外人士与会。

第二十八条 依照教育部对高校举办国际会议的要求,北京化工大学举办的国际会议在对外承诺或发布会议通知前,务必经过预报和正式报批的过程。

第二十九条 未经批准,任何单位及下属机构和个人不得对外申办或承诺举办国际会议;不得以“已与外方商妥”、“会议通知已发”等为由要求上级认可和批准。更不得把邀请权交给国、境外任何机构和个人。

第三十条 原则上不得跨地区、跨系统举办国际会议。

第三十一条 会期和会议地点应避免与国家举办的重大活动冲突。

第三十二条 不得为提高会议规格而随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”等称谓;从严限制国际会议形成固定年会或例会的机制;严禁借办会之名建立常设“秘书处”等机构。

第三十三条 举办大型、重要的国际会议应做好各种突发事件的应对预案。

第七章? 附? 则

第三十四条? 本管理办法自2010年1月1日起施行。

第三十五条? 本管理办法由国际交流与合作处解释。

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